Gli Archivi di Stato hanno il compito di vigilare sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici periferici dello Stato, esercitano tale funzione attraverso le commissioni di sorveglianza e scarto costituite ai sensi del D.P.R. 37/2001 (Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato) e del D.Lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio), composte da due membri dell’ufficio interessato, un rappresentante del Ministero dell’Interno e da un rappresentante del Ministero della Cultura.
Le Commissioni hanno, altresì, il compito di vigilare sulla corretta gestione degli archivi correnti e di deposito, di selezionare le serie documentali da inviare allo scarto o alla conservazione permanente tramite versamento all’Archivio di Stato e di individuare l’eventuale documentazione riservata.
Le Commissioni hanno durata triennale, sono nominate dai dirigenti preposti agli uffici e si riuniscono ogni 120 giorni e ogni qualvolta sia ritenuto opportuno. Dell’attività della Commissione viene data conoscenza attraverso una relazione annuale predisposta a cura del Presidente. Attualmente presso l’Archivio di Stato di Como sono costituite ed operative 25 Commissioni di Sorveglianza e di Scarto.
Selezione della documentazione
La procedura di selezione è finalizzata allo scarto o al versamento in Archivio di Stato per la conservazione permanente; si basa su appositi massimari di conservazione contenenti l’elenco delle tipologie delle serie e l’indicazione dei tempi massimi di conservazione, approvati dalla Direzione Generale Archivi.
Nell’attività di selezione ogni ufficio fa riferimento al Massimario prodotto dalla propria Amministrazione; in assenza di massimario la valutazione viene svolta ricorrendo all’analogia con casi simili, alla consuetudine e al giudizio dei componenti.
La procedura di scarto
Competente del procedimento autorizzatorio è la Direzione Generale Archivi alla quale deve essere inviata la proposta di scarto formulata in seno alla Commissione.
L’elenco dei fascicoli proposti per lo scarto deve essere compilato a cura dell’ufficio proponente indicando le motivazioni dello scarto, la data iniziale e finale di ciascuna serie, la quantità dei documenti da eliminare secondo il modello allegato, (formato word.)
L’autorizzazione viene rilasciata entro 120 giorni.
Richiesta di versamento all’Archivio di Stato
Completata la procedura di selezione della documentazione destinata alla conservazione permanente sopra descritta, l’ufficio interessato invia formale richiesta all’Archivio di Stato corredandola di un elenco di versamento, accompagnato da verbale.